Mengelola Petty Cash

Oleh : Tata CF

Dalam mengelola usaha harian, para pelaku usaha pasti mengeluarkan sejumlah dana untuk membiayai kegiatan usaha harian. Umumnya dana tersebut digunakan sebagai alat pembayaran harian yang bersifat rutin. Dana tersebut sangat liquid karena cepat terbelanjakan, kita dapat menyebutnya kas kecil atau dikenal dengan istilah petty cash.

Kas kecil adalah sejumlah dana kecil yang tersedia dalam bentuk uang tunai dan dikhususkan untuk biaya rutinitas. Karena bentuknya tunai, maka rentan terjadi penyelewengan. Sebaiknya para pelaku usaha membuat pos petty cash ini terpisah dengan pos lainnya, hal ini agar tidak menggangu pos pendanaan lain yang telah ditetapkan, misalnya agar tidak mengganggu modal.

Apa sajakah jenis transaksi yang dapat dimasukkan ke dalam pos petty cash ini?

Biasanya untuk memenuhi kebutuhan harian, pemimpin usaha memerlukan pembelanjaan yang tak begitu besar. Item yang termasuk kedalam pembelanjaan petty cash ini tergantung kepada kebutuhan pelaku usaha sehari-hari, misalnya untuk pembelanjaan menjamu tamu, membeli alat tulis, mengisi tinta printer, membayar parkir, membeli bensin, membeli materai dan lain sebagainya.

Transaksi pembelanjaan melalui petty cash ini dapat dikelola keluar masuk nya oleh asisten bendahara maupun sekretaris. Maka kewajiban pemegang petty cash ini adalah selain mengatur pengeluaran juga mencatat semua pengeluaran masuk dan keluar dengan buku khusus petty cash.

Bagaimana caranya membuat pos petty cash ini?

Ada beberapa langkah yang dapat digunakan dalam mengelola petty cash ini agar berjalan sesuai dengan fungsinya. Diantaranya adalah sebagai berikut

Langkah pertama

Pimpinan usaha perlu menetapkan diawal, berapakah dana yang perlu disiapkan untuk petty cash ini. Tentunya jumlahnya beragam, sesuai dengan kebutuhan kegiatan harian usaha masing-masing. Misalnya dari nominal 500,000,-  rupiah hingga daiatas 3,000,000 rupiah.

Langkah kedua.

Membuat kesepakatan, item transaksi atas apa saja yang nantinya akan dibiayayai oleh petty cash ini. Setelah itu lanjutkan dengan membuat pedoman dan prosedur (misalnya panduan) agar transaksi yang dilakukan jelas penggunaannya. Dalam hal ini juga pembatasan biaya yang dibelanjakan terhadap item tertentu dapat diberlakukan.

Langkah ketiga.

Latihlah operator (dalam hal ini bisa asisten, sekretaris atau siapapun yang telah ditunjuk) sebagai pemegang petty cash ini, jika mereka belum memahami fungsi dan pentingnya petty cash ini. Tentunya hal ini berpengaruh dalam membuat keputusan pembelanjaan yang nantinya dikeluarkan. Tidak terlalu kaku namun juga tidak terlalu longgar.

Langkah keempat.

Semua transaksi yang terjadi atau dibelanjakan perlu dilakukan pencatatan dan usahakan agar dapat fleksibel untuk mengisi ulang.

1. Semua transaksi dalam petty cash harus memiliki catatan dokumentasi khusus petty cash. Setiap transaski yang ada pasti memiliki bukti pembayaran seperti kwitansi ataupun slip harga, bukti tersebut juga disertakan untuk didokumentasikan. Ketika pimpinan usaha akan meng-audit secara internal maka hal ini diperlukan sebagai bentuk pertanggung jawaban.
2. Akun ATM dibuka khusus untuk petty cash ini, agar lebih mudah dikelola, tidak bercampur dengan akun lain yang sifatnya tidak rutin. Akun ini yang akan dihandel langsung oleh operator. Karena sifatnya liquid dan cepat keluar dibelanjakan, maka operator dapat mengisi ulang sesuai kebutuhan setelah mendapat persetujuan dari bidang keuangan.

Langkah kelima

Penyimpanan petty cash ini dapat dilakukan oleh operator, hal ini bisa dilakukan dengan menyimpannya kedalam cashbox yang telah terkunci maupun laci yang tidak dapat diakses orang lain selain operator saja.

Langkah keenam

Saat rekonsiliasi bulanan, maka pengeluaran dapat di audit. Jika dalam evaluasi mengalami perubahan kebutuhan maka dapat dilakukan keputusan berikutnya. Semuanya akan tercatat dan dimasukkan kedalam buku besar akuntansi.

Simulasi mengelola petty cash

Pengelolaan petty cash dapat dilakukan dengan 2 cara yaitu imprest fund system dan fluctuation fund system. Imprest fund system adalah sistem pendanaan yang tetap pada awal bulan atau minggu.

Misalnya pada Imprest fund system, setiap pekan disiapkan dana sebesar 2,000,000 rupiah untuk petty cash. Ternyata pengeluaran hanya 1,500,000 sehingga masih ada 500,000,- sebagai sisa saldonya, maka pekan berikutnya dana yang perlu ditambahkan adalah 1,500,000,- rupiah sehingga dana yang kembali tersedia adalah 2,000,000 rupiah. Sistem ini yang lebih banyak dipratikkan.

Sedangkan untuk fluctuation fund system adalah sistem pendanaan yang tidak tetap. Sehingga kekurangan akan segera di tambahkan jika diperlukan, setiap transaksi yang ada kemudian dicatatkan. Tidak ada jumlah dana awal yang ditetapkan.

Berikut adalah contoh tentang suatu unit usaha toko online. Pada toko online ini mentapkan petty cash yang mereka gunakan adalah 500,000 rupiah setiap bulan. Berikut daftar pengeluaran rutinitasnya.

Maka pencatatannya dalam buku petty cash adalah sebagai berikut.

Demikian uraian tentang petty cash ini. Petty cash merupakan salah satu metode dalam mengelola keuangan agar biaya rutinitas tidak bercampur dengan biaya pokok lainnya yang akhirnya akan mempengaruhi pelaku usaha menentukan berapa modal yang akan dikeluarkan. Silahkan mencoba.

PengusahaMuslim.com

SPONSOR dan DONATUR.

• SPONSOR hubungi: 081 326 333 328
• DONASI hubungi: 087 882 888 727
• REKENING DONASI : BNI SYARIAH 0381346658 / BANK SYARIAH MANDIRI 7086882242 a.n. YAYASAN YUFID NETWORK